如何管理新聞發(fā)布會活動
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發(fā)布會策劃公司：在新聞發(fā)布會活動策劃方案通過之后，新聞發(fā)布會就進入到執(zhí)行的環(huán)節(jié)——活動管理，該環(huán)節(jié)包括會前管理、現(xiàn)場執(zhí)行、善后工作三個部分。會前管理工作部署。工作部署需要多方面協(xié)調(diào)，猶如我們組裝一部精密機器，一顆小小的螺絲釘也會影響到整個機器的運轉(zhuǎn)。因此，工作人員的相互協(xié)調(diào)、對工作任務的合理配置是十分重要的。在準確落實新聞發(fā)布會的時間之后，公關公司首先要組建一個覆蓋策劃、文案、媒介和設計等人員的執(zhí)行團隊，并安排一名活動總監(jiān)負責整個發(fā)布會的管理、督導和監(jiān)控工作。最后還要落實所需的各種外部支持力量，并與之簽訂分包協(xié)議。
在啟動階段，行動方案的完善和工作進度表的編制是活動管理工作的重點，借助“甘特圖”可以有效確保工作人員管理當前工作，協(xié)調(diào)時間進度。
記者是出席新聞發(fā)布會的重要人物之一，媒體邀請需要智力和體力的雙重付出。
從實踐來看，體力付出在于發(fā)布會之前的4次媒體溝通。有意向召開新聞發(fā)布會時，媒介人員就要打電話與記者聯(lián)系，告知將要舉辦的活動并征求媒體對這個活動的看法以及參會意向。在發(fā)布會前一周半的時間向記者發(fā)出邀請函，并在發(fā)布會前的1—2天內(nèi)與記者確認參會的情況，最后要在距發(fā)布會還有半天的時間用短信或電話提醒記者準時到場。
智力付出在于如何巧妙地將發(fā)布會的亮點和意義傳達出去，并以一些小的“神秘感”引起記者的興趣。例如，可以告訴他們將有神秘嘉賓到場，本次發(fā)布會將是全球首場發(fā)布會，或者將發(fā)布全新設計的產(chǎn)品等等。
活動場地布置。在發(fā)布會的頭一天，工作人員就要落實好場地布置的工作。如同翻譯的最高境界一樣，場地布置同樣要符合“信、達、雅”。“信”就是準時，在規(guī)定的時間內(nèi)布置完現(xiàn)場；“達”就是通暢，確保所有設備都保持通暢的狀態(tài);“雅”就是美觀，會場要保持整潔、干凈的環(huán)境。
在布置會場時，有一個與大家一同分享的小技巧：本著“從大到小，從頭到尾，從上到下”的布置原則，即先確定大件物品的擺設然后再安排小件器材的位置;先布置完舞臺再根據(jù)場地條件布置嘉賓席和記者區(qū);從會場頂部的擺設再到桌面的整理和地面的清理。此外，準備一個垃圾袋，把一些隨手的垃圾扔到里面，可以大大節(jié)省保潔工作的時間。
場地布置包括場內(nèi)布置和場外布置兩方面。場外布置包括場外橫幅、豎幅、易拉寶、花籃以及VIP 房的布置等。在場內(nèi)布置時，會場空間位置的安排要以實用為準，如小型發(fā)布會可用圓桌的形式，制造出融洽、和諧、平等的交流氣氛。大型發(fā)布會可用方桌，設立發(fā)布臺等。其次，工作人員還要掌握好“職位高者靠前，自己人靠邊、靠后”的坐位布置原則，并在現(xiàn)場前方和后方留出足夠的攝像機機位。
檢查工作“從外到內(nèi)，從高到低，從全面到重點”，注意把握好細節(jié)問題。需要提醒的是，負責保安的人員要對現(xiàn)場進行安全檢查，特別要注意是否存在安全隱患。譬如，消防通道是否暢通、杯椅是否完好等等。
此外，合作默契的供應商應該成為“合作伙伴”，而不僅僅是“物品提供者”，長期的工作經(jīng)驗能使他們對發(fā)布會現(xiàn)場布置提出合理的建議。
彩排。在所有準備工作完成、現(xiàn)場布置完畢、設備安裝到位的情況下，活動總監(jiān)要召集全體執(zhí)行人員以及供應商到現(xiàn)場，按活動流程進行一次全面的彩排，檢測活動人員的現(xiàn)場表現(xiàn)，各種設備的使用效果、活動時間是否合理等等，目的是讓他們掌握整個會議的流程、明確各自的角色和承擔的責任。
在發(fā)布會前期，客戶服務小組至少要進行3次細致的溝通，以此確保工作人員明確職責。對主持人的把控是非常重要的。從實踐看，通常要在發(fā)布會前的三到四天內(nèi)把串詞、會議流程等重要信息提交給主持人，并在頭一天與其進行細致的溝通，溝通內(nèi)容包括本次發(fā)布會的主旨、關鍵時間點的控制、與會領導的姓名、職位、風格和特點，以及遇到冷場或砸場時的應急手段等等，以便其在正式場合上能夠控制好現(xiàn)場的氣氛和節(jié)奏。
一個非常需要注意的細節(jié)是：很多時候，客戶會把一些流程安排、媒體邀請等工作授權給公關公司，而此時必須要記住，在決策之后的第一時間向客戶反饋結果，保證他們隨時隨地了解發(fā)布會的進展情況。
現(xiàn)場執(zhí)行
如果已經(jīng)有了嚴格的現(xiàn)場演練，那么現(xiàn)場活動執(zhí)行就要看工作人員的現(xiàn)場控制能力和應變能力。現(xiàn)場執(zhí)行必須靈活、果斷，對應急方案中沒有考慮到的有關事項，要能妥善解決。不過，需要盡量征得客戶的同意和支持。此外，在發(fā)布會現(xiàn)場，還需要專門為客戶安排一個對整個活動非常熟悉的工作人員，以便根據(jù)客戶要求即時調(diào)整現(xiàn)場。
特別需要注意的是，確保發(fā)布會現(xiàn)場的緊湊與連貫，并把時間嚴格控制在流程允許的范圍內(nèi)。另外，在做發(fā)布會流程時，工作人員要預留出一些時間，這樣，即便是某個環(huán)節(jié)超出了預計的時間，也能夠控制好整個發(fā)布會的進度。
QA是發(fā)布會的“重頭戲”，確保此環(huán)節(jié)的萬無一失是每個工作人員的職責。雖然在準備階段，客戶與公關公司已經(jīng)根據(jù)此次發(fā)布會的意圖和記者的興趣點準備好了問題，但如果有可能，媒介人員要充分利用好發(fā)布會前的時間，與提前到場的記者進行溝通，并為記者提供準備好的QA提綱。
在QA環(huán)節(jié)，新聞發(fā)言人需要注意以下幾點：
1、靈活控制場面氣氛。發(fā)言人或主持人要善于調(diào)動記者的情緒，保持順暢而有激情的溝通。例如，在小型發(fā)布會時，可以讓記者先做自我介紹，以此來拉動和諧、互動的氣氛。如果提問異常活躍，那么主持人就要維持好會場的秩序。
2、根據(jù)議程要求，靈活控制發(fā)布會的時間進度，避免QA延時。如果預定時間已到，發(fā)言人要向那些想提問的記者表示遺憾，還可以與之預定下次采訪的時間和地點等。有時，新聞發(fā)言人可能會忽略事先設計好的時間，這時，控制舞臺效果的工作人員就要舉牌示意。如果超時太長，在取得客戶同意之后，要壓縮其他的一些環(huán)節(jié)。例如QA的時間，可以從原本設定好的20分鐘調(diào)整為15分鐘或5分鐘。
如何能讓到場的人更好地感受客戶企業(yè)的特色呢?在發(fā)布會的會前、會后循環(huán)播放企業(yè)宣傳片，以聲、光、影的方式讓到場的人直觀地感受到企業(yè)的文化和風格。
在新聞發(fā)布會結束之后，還可以配合會議的主題組織記者參觀，給記者創(chuàng)造實地考察、采訪和攝影的機會，使他們對新聞發(fā)布會有一個感性的認識。
善后工作
善后工作的好壞將會直接影響到整個活動的傳播效果。工作人員除了將收拾好的道具、會議資料以及相關物品入庫以外，還要做好采集現(xiàn)場數(shù)據(jù)(活動情況、現(xiàn)場效果評價等)以及現(xiàn)場圖片、影像資料的整編工作。盡快整理出新聞發(fā)布會的所有材料，以電子版的形式提供給記者。最后就是媒體跟蹤與制作活動評估報告了。
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