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任何一場活動策劃都離不開舞臺、AV設備和照明，因為舞臺所以才有美的展現，因為視聽燈光設備所以才讓美更加炫目多彩。活動策劃公司在每一場活動之前要反復檢查設備是否達到硬性標準，確保活動的順利進行。
舞臺、視聽和燈光設備的搬運、安裝、試音、拆卸等工作需要的時間都提前做好準備。燈光效果可以有效的創造氛圍，甚至可以在活動進行過程中改變整體氣氛。
可以創造出意想不到的效果。安置和恰到好處的近光源、具有專業效果的電池蠟燭或普通蠟燭(如果允許使用)都可以有限的成本創造出滿意的氣氛。
彩色旋轉燈的成本不高，還可以產生明顯的視覺效果。透過它可以將照明設備也出的燈光投射到任何表面上。可以使用靜止燈光價格低廉，也可以使用智能照明器材，價格較為昂貴，或者還可以在去往宴會廳的通道上使用。
如果活動有樂隊伴奏，需要使用舞臺、燈光和視聽設備。房間的高度，柱子的位置，吊燈的位置，裝卸貨物的地點，電梯的大小等等方面都會影響到成本。如果提前了解舞臺對布景、燈光、視聽方面的要求，就可以做到心中有數而且做出更有創意的方案。
如果在活動中使用現場攝錄，那么必須讓攝影師清楚了解貴賓坐在什么位置。為攝像人員準備一張座位表以及一份詳細的舞臺活動安排流程表，以便于其了解任何時攝像機聚焦在何方。
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