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做活動(dòng)為什么要找活動(dòng)策劃公司？當(dāng)你已決定要做一個(gè)活動(dòng)策劃，而且經(jīng)過(guò)初步的成本估算，你認(rèn)為有足夠的資金， 而且已為活動(dòng)策劃撥出了一筆專款；你確定了活動(dòng)的目的，認(rèn)為該活動(dòng)值得你投資，你現(xiàn)在準(zhǔn)備開(kāi)始初步策劃。在這個(gè)階段，你要決定是否需要外請(qǐng)活動(dòng)策劃公司幫助、建立由本單位員工組成的活動(dòng)籌備小組、確定活動(dòng)類(lèi)型和時(shí)間、從頭到尾設(shè)想活動(dòng)的全過(guò)程。
當(dāng)策劃重要的活動(dòng)時(shí)，大多數(shù)人只關(guān)注資金問(wèn)題，而沒(méi)有理智地思考相關(guān)問(wèn)題。你應(yīng)該知道做活動(dòng)為什么要請(qǐng)活動(dòng)策劃公司，包括公共關(guān)系方面的專家、有創(chuàng)意的導(dǎo)演或者能幫助管理后勤的制作人。不要認(rèn)為外請(qǐng)這些顧問(wèn)只是額外的花銷(xiāo)和奢侈品，他們最終能幫你省錢(qián)，尤其是在關(guān)鍵時(shí)刻。例如一個(gè)活動(dòng)策劃公司能協(xié)助你確定客人名單，確保被邀請(qǐng)的客人都能請(qǐng)到；他們也能協(xié)助舉辦新聞發(fā)布會(huì)和準(zhǔn)備新聞資料袋，使你的活動(dòng)得到國(guó)內(nèi)外媒體的關(guān)注；有創(chuàng)意的活動(dòng)導(dǎo)演能給你提供一個(gè)戰(zhàn)略性的活動(dòng)策劃綱要，包括計(jì)劃、組織、后勤和談判方面的要點(diǎn)以及能創(chuàng)造神奇的一些細(xì)節(jié)；制作人能確保所有的設(shè)想成為現(xiàn)實(shí)，并負(fù)責(zé)消防和安全工作，辦理各種相關(guān)的許可證和保險(xiǎn)事務(wù)。
想象一下，當(dāng)消防隊(duì)長(zhǎng)站在門(mén)口，準(zhǔn)備取締你的活動(dòng)，因?yàn)槟銢](méi)有相關(guān)的許可證，或者過(guò)多的客人擠在小會(huì)場(chǎng)里，或者活動(dòng)沒(méi)有達(dá)到所有的安全標(biāo)準(zhǔn)。這樣會(huì)造成多大損失？又如，假設(shè)你舉辦的活動(dòng)非常精彩，需要媒體進(jìn)行大力宣傳，但媒體卻沒(méi)有到場(chǎng)，損失有多大？再如，你的活動(dòng)不太新穎，媒體報(bào)道說(shuō)客人們還沒(méi)等到甜點(diǎn)上來(lái)就匆忙退場(chǎng)了，這樣損失有多大？那么做活動(dòng)請(qǐng)活動(dòng)策劃公司幫忙，這樣做是多余的花銷(xiāo)呢，還是明智的舉動(dòng)？
當(dāng)然，也并不是說(shuō)什么活動(dòng)都必須要活動(dòng)策劃公司的幫忙才能完成，但是，作為活動(dòng)的主辦方，確實(shí)是需要有這種外包思維的認(rèn)識(shí)，很多時(shí)候并不是所有的事情都自己干就是省錢(qián)，畢竟術(shù)業(yè)有專攻，有時(shí)候?qū)⒉糠值墓ぷ魍獍o適合的供應(yīng)商，很多的事情會(huì)豁然開(kāi)朗。
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